PROVEDBA - VOLONTIRANJE

Provedba projekata i podrška Agencije

Korisnici moraju projekte provoditi u skladu s Vodičem kroz program ESS, ugovornom dokumentacijom i nacionalnim propisima.

 

Uz isticanje najvažnijih elemenata provedbe u ovoj rubrici, Agencija za mobilnost i programe EU korisnicima nudi podršku u vidu sastanaka za korisnike, edukacija u okviru Aktivnosti umrežavanja (NET) i Ciklusa osposobljavanja i vrednovanja (TEC), zbirke korisnih priručnika i publikacija te kontinuirane podrške programskih djelatnika tijekom provedbe, a korisnicima su na raspolaganju i SALTO resursni centri.

 

U svrhu praćenja provedbe projekta, Agencija korisnicima može poslati upitnik o provedbi, zatražiti dokumentaciju na uvid ili izvršiti nadzorni posjet uz najavu.

Ugovorna dokumentacija

Prilozi Sporazumu potpisani u okviru natječajnog roka u 2020.

Prilozi Sporazumu potpisani u okviru natječajnog roka u 2019.

Prilozi Sporazumu potpisani u okviru natječajnog roka u 2018.

 

Svi zahtjevi za izmjenom ugovora moraju biti opravdani, potkrijepljeni odgovarajućom dokumentacijom i pravodobno poslani Agenciji, a najkasnije mjesec dana prije isteka roka provedbe.

 

Ugovori s partnerskim organizacijama – nije obavezno, no snažno je preporučeno ugovorom jasno definirati prava i obveze svih uključenih strana te dogovor o raspodjeli sredstava. Agencija ne izdaje predložak ugovora.

Ugovori s volonterima – sklapanje ugovora obavezno je prema Vodiču kroz program ESS prije početka aktivnosti (v. i Zakon o volontiranju), a Agencija izdaje predložak ugovora na hrvatskom i engleskom jeziku u okviru ugovorne dokumentacije za svaku natječajnu godinu (prilog V).

Postupanje za korisnike u slučaju više sile u kontekstu izbijanja koronavirusa

Agencija redovito ažurira preporuke i informacije o provedbi programa ESS i E+ u kontekstu koronavirusa na sljedećim poveznicama: 

Najnovije informacije u kontekstu mjera protiv koronavirusa i

Često postavljana pitanja i neophodni administrativni koraci, uključujući:

  • upute o postupanju prijave i evidencije mobilnosti s višom silom u Mobility Tool+
  • upute za priznavanje troškova Covid-19 testiranja i razdoblja samoizolacije
  • upute za nabavu/najam opreme i/ili usluga potrebnih za provedbu virtualnih mobilnosti

Nacionalni propisi; reguliranje statusa stranih i domaćih sudionika i ulazak u Hrvatsku

a) korisnici moraju projekte provoditi u skladu s nacionalnim propisima

 

b) korisnici moraju pravovremeno regulirati status volontera - u rubrici opće informacije o reguliranju statusa stranih sudionika navodimo općenite informacije o proceduri i pravilima prijave boravka stranih i domaćih volontera, uključujući informacije o dopisu koji u tu svrhu priprema Agencija i informativnom obrascu (v. rubriku niže: 'Odabir volontera') koji korisnici trebaju ispuniti, no napominjemo da su korisnici dužni sami pravovremeno regulirati status volontera prije njihova dolaska, odnosno pravovremeno se javiti nadležnoj policijskoj upravi ili postaji (preme mjestu namjeravanog boravka, sjedištu organizacije ili mjestu volontiranja) i prikupiti potrebne informacije i dokumente.

IT platforme i alati

Upute za korištenje IT platformi i alata nalaze se na početnim stranicama korisničkih sučelja svake platforme te u rubrici E+ and ESC guides na mrežnim stranicama Europske komisije.

  • PASS portal za organizacije (Placement Administration and Support System – PASS) – za predstavljanje, pretragu i spajanja organizacija i sudionika (samo za volontiranje, stažiranje i zaposlenje)
  • Mobility Tool+ alat za izvješćivanje, upravljanje programom i praćenje provedbe projekta ugovorenih 2018.-2020. (unos sudionika najkasnije 3 tjedna prije početka aktivnosti, praćenje financija, izvješća sudionika i završno izvješće)
  • Beneficiary Module (Korisnički modul)*** alat za izvješćivanje, upravljanje programom i praćenje provedbe projekta ugovorenih 2021.-2027. (unos sudionika najkasnije 3 tjedna prije početka aktivnosti, praćenje financija, izvješća sudionika i završno izvješće) ***alat još nije u funkciji
  • Youthpass za planiranje, praćenje, vrednovanje i priznavanje rezultata neformalnog učenja
  • Mrežna jezična potpora Online linguistic support – OLS) - aplikacija za učenje stranih jezika 
  • Baza projekata Europskih snaga solidarnosti – u bazi se automatski objavljuju osnovne informacije o svim odobrenim projektima

Odabir volontera, registracija na Portalu ESS-a i informiranje Agencije

Svi volonteri moraju biti registrirani na Portalu ESS-a, a organizacije volontere moraju odabrati isključivo s Portala slanjem ponude kroz sustav „Placement Administration and Support System“ – PASS.

 

Najkasnije 3 tjedna prije početka aktivnosti korisnici moraju:

Odabir i identificiranje projektnih partnera

Partnerske organizacije iz matične zemlje volontera obavezne su za prekogranično individualno volontiranje (za volontere unutar zemlje i volonterske timove partneri nisu obavezni). To moraju biti organizacije s oznakom kvalitete za ulogu pružatelja podrške; možete ih pretraživati na Portalu ESS-a, a njihove zadaće i odgovornosti navedene su u Vodiču kroz program ESS.

Partnere možete pronaći prije ili nakon početka projekta, a o obaveznim partnerima dužni ste obavijestiti Agenciju najkasnije 3 tjedna prije dolaska volontera na aktivnost (dovoljno je putem e-maila programskom djelatniku poslati ime i OID broj partnerske organizacije), kako bi se prije početka aktivnosti potvrdila formalna prihvatljivost odabranih partnera (valjana oznaka kvalitete).

Osiguranje volontera

Organizacije sudionice moraju osigurati da volonteri posjeduju Europsku iskaznicu zdravstvenog osiguranja (ako je primjenjivo) i da su obuhvaćeni planom obaveznog osiguranja od početka putovanja na aktivnost (Vodič kroz program ESS propisuje vrste obaveznog osiguranja za prekogranične i volontere unutar zemlje).

 

Upis stranih sudionika u sustav osiguranja vrši se kroz PASS/Europski portal za mlade te kroz Mobility Tool+ (za projekte ugovorene 2018.–2020.) ili kroz Beneficiary Module*** (za projekte ugovorene 2021.-2027.), stoga je ključno da podatke o volonteru unesete u Mobility Tool+/Beneficiary Module/PASS najkasnije 2 tjedna prije početka putovanja volontera.

 

***Za projekte ugovorene 2021.-2027. sustav Beneficiary Module još nije u funkciji; u uputama niže navedeni su tehnički koraci za prijelazno razdoblje.

 

Osnovne informacije za volontere

Osnovne informacije (Info kit) pomažu volonterima da se pripreme za sudjelovanje u ESS-u. Organizacije sudionice dužne su svim volonterima poslati Osnovne informacije prije početka aktivnosti kako bi se upoznali sa svojim pravima i odgovornostima.

 

Ciklus osposobljavanja i vrednovanja

Volonteri imaju pravo i obavezu prisustvovati aktivnostima Ciklusa osposobljavanja i vrednovanja (Training and Evaluation Cycle - TEC), a organizacije su im dužne osigurati sudjelovanje u TEC-u koji se smatra sastavnim dijelom volonterske aktivnosti.

Ovisno o vrsti i trajanju aktivnosti volontiranja, za organizaciju dijela aktivnosti iz Ciklusa zadužena je Agencija, dok su za dio aktivnosti iz Ciklusa zadužene organizacije sudionice.

 

Opće mrežno osposobljavanje

Uz sudjelovanje u obaveznim aktivnostima Ciklusa osposobljavanja i vrednovanja, volonterima i svim registriranim kandidatima na portalu ESS-a dostupno je i opcionalno Opće mrežno osposobljavanje (General online training), koje nudi 5 različitih modula (za volontere prije, tijekom i poslije aktivnosti itd.), edukativne materijale, opise aktivnosti i priručnik za njihovu provedbu.

Radno vrijeme volontera; evidencija radnih i neradnih dana

Radno vrijeme volontera može biti najmanje 30 i ne više od 38 sati tjedno, u što je uključeno vrijeme za učenje jezika i ostale aktivnosti osposobljavanja vezane uz projekt.

 

Volonter ima pravo na 2 uzastopna slobodna dana tjedno (osim ako se volonter i organizacija ne dogovore drukčije i to izričito navedu u ugovoru) te 2 dana godišnjeg odmora mjesečno. Razdoblja godišnjeg i tjednog odmora međusobno dogovaraju organizacija s ulogom primatelja i volonter.

 

Organizacija s ulogom primatelja dužna je voditi evidenciju broja radnih dana volontera, kao i dana bolovanja, godišnjeg odmora i slobodnih dana. Agencija ne izdaje propisani obrazac evidencije. Agencija može evidenciju zatražiti na uvid. Radi ujednačenog računanja radnih i neradnih dana volontera te sprječavanja nesporazuma, snažno se preporuča evidenciju voditi u suradnji s volonterom.

Youthpass

Youthpass je alat Europske komisije za planiranje, praćenje, vrednovanje i priznavanje rezultata neformalnog učenja svih sudionika u projektima programa Europske snage solidarnosti.

 

Svi sudionici Europskih snaga solidarnosti imaju pravo dobiti Youthpass potvrdu na kraju svoje aktivnosti (ako to zatraže), a prijavitelj je obavezan informirati volontere o Youthpassu i osigurati potporu pri praćenju i vrednovanju učenja.

 

Upute za izradu potvrde i ideje za praćenje i osvještavanje učenja nalaze se na mrežnim stranicama Youthpass, te se na toj stranici nalaze i informacije, letci i brošure za program ESS.

Izjave sudionika o sudjelovanju

Potpisane izjave (bilo pojedinačne ili zajedničku) potrebno je prikupiti od svih volontera te ih po potrebi priložiti u okviru provjera koje Agencija vrši nad korisnicima.

Potvrda o sudjelovanju; izvješće sudionika

Svim sudionicima aktivnosti Europskih snaga solidarnosti organizacije prijavitelji dužni su izdati Potvrdu o sudjelovanju (Certificate of participation), za što je preduvjet ispunjeno izvješće sudionika (Participant report). Potvrda o sudjelovanju izdaje se preko Portala Europskih snaga solidarnosti, nakon završetka aktivnosti sudionika te nakon što sudionici ispune svoje izvješće (sustav Mobility tool/Beneficiary module automatski će im poslati obrazac na kraju aktivnosti).

Osobna podrška ili mentoriranje

Svim volonterima treba biti pružena osobna podrška kroz mentoriranje radi pospješivanja integracije u novu sredinu. Mentoriranje se provodi kroz redovite sastanke s volonterima čiji je fokus osobni razvoj volontera i praćenje učenja.

Osobama s manje mogućnosti mogu se osigurati češći sastanci s mentorom kroz tzv. pojačano mentorstvo prema njihovim specifičnim potrebama.

Agencija je pripremila Priručnik za mentore volontera.

Potpora za učenje jezika

Potpora za učenje jezika služi volonterima kako bi poboljšali znanje jezika kojim će se služiti za vrijeme volontiranja, a dostupna je za prekogranične aktivnosti duže od 2 mjeseca kao:

a) mrežna jezična potpora (Online linguistic support – OLS)

    ili

b) financijska sredstva – za jezike/razine koji nisu obuvhaćeni mrežnom jezičnom potporom (OLS). Format potpore nije definiran; važno je volonterima ponuditi strukturiran i redovit tečaj jezika te u dogovoru s njima isplanirati format tečaja (online tečaj, škola stranih jezika, neformalni tečaj u prostorijama udruge, kupovina knjiga za samostalno učenje jezika i slično).

Vidljivost, širenje i iskorištavanje rezultata

Vidljivost financiranja EU - obvezni minimalni publicitet

Korisnici su dužni navesti financijsku potporu Europske unije u svoj komunikaciji, objavama, dokumentima i informativnim i promotivnim materijalima, uključujući mrežne stranice i društvene mreže, u skladu s obvezama iz sporazuma (opći i posebni uvjeti) i obvezi minimalnog publiciteta iz Vodiča kroz program ESS.

Tekst navoda o sufinanciranju EU i simbol EU dostupni su u rubrici Vidljivost, širenje i iskorištavanje rezultata.

 

Vidljivost programa ESS 

Prilikom provedbe projekata, kao i diseminacije i korištenja rezultata, korisnik treba osigurati prepoznatljivost i vidljivost programa Europske snage solidarnosti. Pravila, savjeti i brojni komunikacijski i promotivni materijali i vizuali (komunikacijska strategija, knjiga grafičkih standarda, logotipi, slike, posteri, infografike, informativni letci itd.) dostupni su u rubrici Vidljivost, širenje i iskorištavanje rezultata.

 

Vidljivost projekta, diseminacija (širenje) i iskorištavanje rezultata

Uz obavezno osiguranje vidljivosti financiranja EU i programa ESS, korisnici trebaju osigurati i vidljivost projekta te provoditi aktivnosti širenja i iskorištavanja rezultata svog projekta. Općenite informacije dostupne su u rubrici Vidljivost, širenje i iskorištavanje rezultata, a u Vodiču kroz program ESS (2020.) dostupan je Prilog I. - Širenje i iskorištavanje rezultata - Praktični vodič za korisnike, u kojemu su detaljno objašnjeni ključni pojmovi, vrste rezultata, načini širenja i iskorištavanja rezultata, ciljna publika, procjena učinka itd.

 

Projekte koje Agencija proglasi primjerima dobre prakse predstavljeni su u rubrici Priče o solidarnosti: Primjeri dobre prakse, a možete nam slati i priloge za Priče sudionika.