PROVEDBA - VOLONTERSKI PROJEKTI

Korisnici moraju projekte provoditi u skladu s Vodičem kroz program ESS, načelima i standardima kvalitete ESS-a, ugovornom dokumentacijom i nacionalnim propisima.

Uz isticanje najvažnijih elemenata provedbe u ovoj rubrici, Agencija za mobilnost i programe EU korisnicima nudi podršku u vidu sastanaka za korisnike, edukacija u okviru Aktivnosti umrežavanja (NET) i Ciklusa osposobljavanja i vrednovanja (TEC), zbirke korisnih priručnika i publikacija te kontinuirane podrške programskih djelatnika tijekom provedbe, a korisnicima su na raspolaganju i SALTO resursni centri.

U svrhu praćenja provedbe projekta, Agencija korisnicima može poslati upitnik o provedbi, zatražiti dokumentaciju na uvid ili izvršiti nadzorni posjet uz najavu.

Kratki pregled faza provedbe volonterskih aktivnosti služi kao podsjetnik korisnicima na sve ključne elemente na koje treba obratiti pažnju prije, za vrijeme i nakon aktivnosti.

ESS 2021.-2027.

Prilozi Ugovoru potpisani u okviru natječajnog roka u 2022.

Prilozi Ugovoru potpisani u okviru natječajnog roka u 2021.

ESS 2018.-2020.

Prilozi Sporazumu potpisani u okviru natječajnog roka u 2020.

Prilozi Sporazumu potpisani u okviru natječajnog roka u 2019.

Prilozi Sporazumu potpisani u okviru natječajnog roka u 2018.

Svi zahtjevi za izmjenom ugovora moraju biti opravdani, potkrijepljeni odgovarajućom dokumentacijom i pravodobno poslani Agenciji, a najkasnije mjesec dana prije isteka roka provedbe.

Ugovori s partnerskim organizacijama – nije obavezno, no snažno je preporučeno ugovorom jasno definirati prava i obveze svih uključenih strana te dogovor o raspodjeli sredstava. Agencija ne izdaje predložak ugovora.

Ugovori s volonterima – sklapanje ugovora obavezno je prema Vodiču kroz program ESS prije početka aktivnosti (v. i Zakon o volontiranju), a Agencija izdaje predložak ugovora na hrvatskom i engleskom jeziku u okviru ugovorne dokumentacije za svaku natječajnu godinu (prilog V).

Molimo koristiti Obrazac zahtjeva za izmjenu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Raskid ugovora

Molimo koristiti obrazac Službena obavijest o raskidu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Dolazne i odlazne volonterske aktivnosti mogu se provoditi, no za svakog pojedinca ili organizaciju potrebno je izvršiti provjeru uvidom u javni dokument Konsolidirani popis osoba, skupina i subjekata na koje se primjenjuju financijske sankcije EU-a.

Budući da je u Republici Hrvatskoj proces izdavanja vize ruskim građanima otežan, svakako je u slučaju dolaznih mobilnosti nužno provjeriti mogućnost izdavanja vize ili potencijalno posjedovanje vize koja je ranije izdana. Organizacije koje žele poslati sudionike u Rusiju moraju biti izuzetno oprezne te se voditi načelom sigurnosti sudionika i nacionalnim smjernicama o putovanju u Rusiju.

Cjelovita uputa za sudjelovanje ruskih organizacija i pojedinaca u programima Erasmus+ i Europske snage solidarnosti

a) korisnici moraju projekte provoditi u skladu s nacionalnim propisima

• Zakon o volonterstvu
• Zakon o strancima

b) korisnici moraju pravovremeno regulirati status volontera - u rubrici opće informacije o reguliranju statusa stranih sudionika navodimo općenite informacije o proceduri i pravilima prijave boravka stranih i domaćih volontera, uključujući informacije o dopisu koji u tu svrhu priprema Agencija i informativnom obrascu (v. rubriku niže: 'Odabir volontera') koji korisnici trebaju ispuniti, no napominjemo da su korisnici dužni sami pravovremeno regulirati status volontera prije njihova dolaska, odnosno pravovremeno se javiti nadležnoj policijskoj upravi ili postaji (preme mjestu namjeravanog boravka, sjedištu organizacije ili mjestu volontiranja) i prikupiti potrebne informacije i dokumente.

Za pomoć s financijskim planiranjem i praćenjem projekata financiranih u 2021. i 2022. godini dostupna je tablica financijskog planiranja ESC51 za projekte financirane u 2022. godini, projekte financirane u 2023. godini i za projekte financirane u 2024. godini.

Radi se o pomoćnom alatu za provedbu projekata te korisnici snose punu odgovornost upravljanja dodijeljenim projektnim sredstvima.

Upute za korištenje IT platformi i alata nalaze se na početnim stranicama korisničkih sučelja svake platforme te u rubrici E+ and ESC guides na mrežnim stranicama Europske komisije.

• PASS portal za organizacije (Placement Administration and Support System – PASS) – za predstavljanje, pretragu i spajanja organizacija i sudionika (samo za volontiranje, stažiranje i zaposlenje)
• Mobility Tool+ alat za izvješćivanje, upravljanje programom i praćenje provedbe projekta ugovorenih 2018.-2020. (unos sudionika najkasnije 3 tjedna prije početka aktivnosti, praćenje financija, izvješća sudionika i završno izvješće)
• Beneficiary Module (Korisnički modul) alat za praćenje provedbe projekata ugovorenih 2021.-2027. (unos sudionika najkasnije 3 tjedna prije početka aktivnosti, praćenje financija, izvješća sudionika i završno izvješće)
• Youthpass za planiranje, praćenje, vrednovanje i priznavanje rezultata neformalnog učenja
• Mrežna jezična podrška Online language support – OLS - aplikacija za učenje stranih jezika na EU Academy platformi
• Baza projekata Europskih snaga solidarnosti – u bazi se automatski objavljuju osnovne informacije o svim odobrenim projektima

Svi volonteri moraju biti registrirani na Portalu ESS-a, a organizacije volontere moraju odabrati isključivo s Portala slanjem ponude kroz sustav „Placement Administration and Support System“ – PASS.

Najkasnije 3 tjedna prije početka aktivnosti korisnici moraju:

• putem informativnog obrasca o volonterima (obrazac za projekte financirane u razdoblju 2018.-2020., obrazac za projekte financirane u razdoblju 2021.-2027.) informirati Agenciju o odabranim volonterima kako bismo im na vrijeme osigurali odgovarajuća obavezna osposobljavanja te kako bismo o dolasku sudionika pravovremeno mogli obavijestiti nadležne institucije (MUP, MZ, HZZO), kojima prosljeđujemo i osnovne podatke o sudionicima
• podatke o volonterima unijeti u sustav Mobility Tool+ (2018.-2020.)/Beneficiary Module (2021.-2027.)

Partnerske organizacije iz matične zemlje volontera obavezne su za prekogranično individualno volontiranje (za volontere unutar zemlje i volonterske timove partneri nisu obavezni). To moraju biti organizacije s oznakom kvalitete za ulogu pružatelja podrške; možete ih pretraživati po zemljama, gradovima i temama na Portalu ESS-a, a njihove zadaće i odgovornosti navedene su u Vodiču kroz program ESS.

Partnere možete pronaći prije ili nakon početka projekta, a o obaveznim partnerima dužni ste obavijestiti Agenciju najkasnije 3 tjedna prije dolaska volontera na aktivnost (dovoljno je putem e-maila programskom djelatniku poslati ime i OID broj partnerske organizacije), kako bi se prije početka aktivnosti potvrdila formalna prihvatljivost odabranih partnera (valjana oznaka kvalitete).

Organizacije sudionice moraju osigurati da volonteri posjeduju Europsku iskaznicu zdravstvenog osiguranja (ako je primjenjivo) i da su obuhvaćeni planom obaveznog osiguranja od početka putovanja na aktivnost (Vodič kroz program ESS propisuje vrste obaveznog osiguranja za prekogranične i volontere unutar zemlje).

Upis stranih sudionika u sustav osiguranja vrši se kroz PASS/Beneficiary Module, stoga je ključno da podatke o volonteru unesete u Mobility Tool+/Beneficiary Module i PASS najkasnije 2 tjedna prije početka putovanja volontera.

• Upute za organizacije: Upis volontera u osiguranje 2023.- tehnički koraci za projekte ugovorene 2021.-2027.
• Vodič za volontere o osiguranju Henner
• FAQ za organizacije o osiguranju Henner
• Vodič za volontere o osiguranju CIGNA

Osnovne informacije (Info kit) pomažu volonterima da se pripreme za sudjelovanje u ESS-u. Organizacije sudionice dužne su svim volonterima poslati Osnovne informacije prije početka aktivnosti kako bi se upoznali sa svojim pravima i odgovornostima.

• Osnovne informacije za sudionike (HR)
• Info kit for participants (EN)

Volonteri imaju pravo i obavezu prisustvovati aktivnostima Ciklusa osposobljavanja i vrednovanja (Training and Evaluation Cycle - TEC), a organizacije su im dužne osigurati sudjelovanje u TEC-u koji se smatra sastavnim dijelom volonterske aktivnosti.

Ovisno o vrsti i trajanju aktivnosti volontiranja, za organizaciju dijela aktivnosti iz Ciklusa zadužena je Agencija, dok su za dio aktivnosti iz Ciklusa zadužene organizacije sudionice.

• Više informacija o ciklusu osposobljavanja i vrednovanja

Uz sudjelovanje u obaveznim aktivnostima Ciklusa osposobljavanja i vrednovanja, volonterima i svim registriranim kandidatima na portalu ESS-a dostupno je i opcionalno Opće mrežno osposobljavanje (General online training), koje nudi 5 različitih modula (za volontere prije, tijekom i poslije aktivnosti itd.), edukativne materijale, opise aktivnosti i priručnik za njihovu provedbu.

Radno vrijeme volontera može biti najmanje 30 i ne više od 38 sati tjedno, u što je uključeno vrijeme za učenje jezika i ostale aktivnosti osposobljavanja vezane uz projekt.

Volonter ima pravo na 2 uzastopna slobodna dana tjedno (osim ako se volonter i organizacija ne dogovore drukčije i to izričito navedu u ugovoru) te 2 dana godišnjeg odmora mjesečno. Razdoblja godišnjeg i tjednog odmora međusobno dogovaraju organizacija s ulogom primatelja i volonter.

Organizacija s ulogom primatelja dužna je voditi evidenciju broja radnih dana volontera, kao i dana bolovanja, godišnjeg odmora i slobodnih dana. Agencija ne izdaje propisani obrazac evidencije. Agencija može evidenciju zatražiti na uvid. Radi ujednačenog računanja radnih i neradnih dana volontera te sprječavanja nesporazuma, snažno se preporuča evidenciju voditi u suradnji s volonterom.

Broj volontera koji mogu istovremeno sudjelovati na aktivnostima ograničen je oznakom kvalitete. Moguće je preklapanje aktivnosti volontera koje prelazi ograničenje iz oznake kvalitete u trajanju do 2 tjedna zbog prenošenja iskustva i zadataka, kao i pomoći s integracijom u novu sredinu. Preklapanje dulje od 2 tjedna moguće je samo u iznimnim slučajevima i uz prethodno odobrenje Agencije.

Youthpass je alat Europske komisije za planiranje, praćenje, vrednovanje i priznavanje rezultata neformalnog učenja svih sudionika u projektima programa Europske snage solidarnosti. Dostupni su digitalni letci za organizacije i letci za mlade.

Svi sudionici Europskih snaga solidarnosti imaju pravo dobiti Youthpass potvrdu na kraju svoje aktivnosti (ako to zatraže), a prijavitelj je obavezan informirati volontere o Youthpassu i osigurati potporu pri praćenju i vrednovanju učenja.

Pročitajte detaljne upute na hrvatskom jeziku kako se registrirati i izdati Youthpass potvrdu. Također, upute za izradu potvrde i ideje za praćenje i osvještavanje učenja nalaze se na mrežnim stranicama Youthpass, te se na toj stranici nalaze i informacije, letci i brošure za program ESS, kao i online tečaj za organizatore projekata i mentore Youthpass .

• Pojedinačna izjava o sudjelovanju na aktivnosti (HR)
• Pojedinačna izjava o sudjelovanju na aktivnosti (EN)
• Zajednička izjava o sudjelovanju na aktivnosti za više sudionika (hrvatska i engleska verzija)

Potpisane izjave (bilo pojedinačne ili zajedničku) potrebno je prikupiti od svih volontera te ih po potrebi priložiti u okviru provjera koje Agencija vrši nad korisnicima.

Zeleno putovanje definira se kao putovanje na kojem se veći dio puta (više od polovice povratnog puta) koriste prijevozna sredstva s niskom razinom emisija, kao što su: autobus, vlak, bicikl ili zajedničko putovanje jednim vozilom.

• Upute za mogućnost korištenja održivih prijevoznih sredstava – Zeleno putovanje
• Izjava o korištenju zelenog putovanja (HR)
• Izjava o korištenju zelenog putovanja (EN)
• Skupna izjava o korištenju zelenog putovanja (HR)
• Skupna izjava o korištenju zelenog putovanja (EN)

Svim sudionicima aktivnosti Europskih snaga solidarnosti organizacije prijavitelji dužni su izdati Potvrdu o sudjelovanju (Certificate of participation), za što je preduvjet ispunjeno izvješće sudionika (Participant report). Potvrda o sudjelovanju izdaje se preko Portala Europskih snaga solidarnosti, nakon završetka aktivnosti sudionika te nakon što sudionici ispune svoje izvješće (sustav Mobility tool/Beneficiary module automatski će im poslati obrazac na kraju aktivnosti).

Svim volonterima treba biti pružena osobna podrška kroz mentoriranje radi pospješivanja integracije u novu sredinu. Mentoriranje se provodi kroz redovite sastanke s volonterima čiji je fokus osobni razvoj volontera i praćenje učenja.

Osobama s manje mogućnosti mogu se osigurati češći sastanci s mentorom kroz tzv. pojačano mentorstvo prema njihovim specifičnim potrebama.

Agencija je pripremila Priručnik za mentore volontera.

Za učenje jezika u novom programskom razdoblju (2021. - 2027.) predviđeni su mrežni jezični tečajevi (OLS) na EU Academy platformi. OLS služi volonterima kako bi poboljšali znanje jezika kojim će se služiti za vrijeme volontiranja, a dostupan je svim sudionicima volonterskih aktivnosti (individualno volontiranje, volonterski timovi).

U iznimnim slučajevima, za prekogranične aktivnosti koje traju 60 dana ili više moguće je korištenje financijske potpore od 150 EUR po sudioniku, u slučaju da mrežna jezična podrška ne obuhvaća potrebne razine jezika aktivnosti. Za korištenje ovih sredstava potrebno je prethodno odobrenje djelatnika Agencije.

Vidljivost financijske potpore EU - obvezni minimalni publicitet

Korisnici su dužni navesti financijsku potporu Europske unije u svoj komunikaciji, objavama, dokumentima i informativnim i promotivnim materijalima, uključujući mrežne stranice i društvene mreže, u skladu s obvezama iz sporazuma (opći i posebni uvjeti) i obvezi minimalnog publiciteta iz Vodiča kroz program ESS.

Tekst navoda o sufinanciranju EU i simbol EU dostupni su u rubrici Vidljivost, širenje i iskorištavanje rezultata.

Vidljivost projekta, diseminacija (širenje) i iskorištavanje rezultata

Sukladno kriterijima za dodjelu, korisnici trebaju osigurati i vidljivost projekta te provoditi aktivnosti širenja i iskorištavanja rezultata svog projekta. Općenite informacije dostupne su u rubrici Vidljivost, širenje i iskorištavanje rezultata, a u Vodiču kroz program ESS (2020.) dostupan je Prilog I. - Širenje i iskorištavanje rezultata - Praktični vodič za korisnike, u kojemu su detaljno objašnjeni ključni pojmovi, vrste rezultata, načini širenja i iskorištavanja rezultata, ciljna publika, procjena učinka itd.

Vidljivost programa ESS

Prilikom provedbe projekata, kao i diseminacije i korištenja rezultata, snažno je preporučljivo da korisnici osiguraju prepoznatljivost i vidljivost programa Europske snage solidarnosti. Pravila, savjeti i brojni komunikacijski i promotivni materijali i vizuali (komunikacijska strategija, knjiga grafičkih standarda, logotipi, slike, posteri, infografike, informativni letci itd.) dostupni su u rubrici Vidljivost, širenje i iskorištavanje rezultata.

Projekte koje Agencija proglasi primjerima dobre prakse predstavljeni su u rubrici Priče o solidarnosti: Primjeri dobre prakse, a možete nam slati i priloge za Priče sudionika.

Europska iskaznica za mlade (European Youth Card – EYCA) dostupna je za sve prekogranične volontere ESS-a i omogućuje brojne popuste na proizvode i usluge u Hrvatskoj i u Europi.

Opširnije informacije za volontere na engleskom jeziku

Osnovne informacije za volontere:

Nakon početka volonterske aktivnosti primit ćete e-mail s podacima za aktiviranje svoje digitalne iskaznice i korištenje mobilne aplikacije dostupne isključivo volonterima Europskih snaga solidarnosti. Iskaznica vrijedi 18 mjeseci i može se koristiti u više od 35 zemalja (popis dostupnih popusta diljem Europe).

U skladu s načelom održivosti, digitalna iskaznica zamijenila je dosadašnje plastične iskaznice. Ako nemate pametni telefon pomoću kojega biste mogli pristupiti aplikaciji i digitalnoj iskaznici, molimo kontaktirajte organizaciju EYCA putem e-adrese: esc-participants@eyca.org.

Ako ste započeli volontersku aktivnost, a niste primili digitalnu iskaznicu, učinite sljedeće:

1. Provjerite je li vas vaša organizacija domaćin registrirala u sustavu Mobility Tool+ (za projekte ugovorene 2018.-2020.) ili Beneficiary Module (za projekte ugovorene 2021.-2027.).
2. Ako je vaša organizacija domaćin potvrdila da vas je registrirala u odgovarajući sustav i još uvijek niste primili iskaznicu, molimo kontaktirajte Agenciju za mobilnost i programe EU putem e-adrese: ess@ampeu.hr.
3. Ako ni nekoliko mjeseci nakon što vas je vaša organizacija registrirala niste primili iskaznicu i ako vam Agencija za mobilnost i programe EU nije uspjela pomoći, molimo kontaktirajte organizaciju EYCA putem e-adrese: esc-participants@eyca.org. U e-poruci obavezno navedite: puno ime i prezime; PRN broj (personal registration number), snimku zaslona koja potvrđuje da ste registrirani u sustavu Mobility Tool+ ili Beneficiary Module te datume početka i završetka svoje volonterske aktivnosti.